Khi nói đến hồ sơ kiểm soát côn trùng và động vật gây hại (pest management) và an toàn thực phẩm, bạn chắc chắn cần phải có chứng từ/ tài liệu. Tài liệu là minh chứng cho đánh giá viên (auditor) rằng cơ sở của bạn có chương trình kiểm soát côn trùng và động vật gây hại hiệu quả.
Các đánh giá viên (auditor) kiểm tra các chương trình kiểm soát côn trùng và động vật gây hại để đảm bảo rằng không có động vật gây hại (pest) nào, cho dù lớn hay nhỏ có thể khiến các sản phẩm của công ty bạn gặp rủi ro/ vấn đề về an toàn thực phẩm.
Sự cần thiết của hồ sơ kiểm soát côn trùng:
Hồ sơ là bằng chứng duy nhất chứng minh cơ sở của bạn tuân thủ chương trình kiểm soát côn trùng và động vật gây hại chính thức. Không có tài liệu, không có cách nào để xác minh các quy trình thích hợp đang được thực hiện, và kết quả là, bạn có thể không đạt theo yêu cầu của chương trình đánh giá.
Hồ sơ kiểm soát côn trùng bao gồm những gì?
Phạm vi dịch vụ của chương trình kiểm soát côn trùng và động vật gây hại. Tài liệu này nêu ra vai trò và trách nhiệm của chuyên gia kiểm soát côn trùng và động vật gây hại, cũng như nhân viên của cơ sở. Nó cũng chi tiết các loại động vật gây hại sẽ được chương trình tập trung và phương pháp kiểm soát cho từng loại.
Các báo cáo dịch vụ cực kỳ quan trọng đối với cơ sở của bạn, vì các đánh giá viên bên thứ ba xem xét chúng để xác nhận cơ sở và chuyên gia kiểm soát côn trùng và động vật gây hại của bạn đang tuân theo các hướng dẫn được nêu trong phạm vi dịch vụ bằng cách thực hiện các hành động khắc phục và phòng ngừa cần thiết.
Nhật ký sử dụng hóa chất (pesticide) phải ghi chi tiết tất cả, ngoài tên thương mại và hoạt chất trong mỗi sản phẩm, ngày, thời gian và cơ sở sử dụng, cũng như các loài gây hại và tần suất của các lần sử dụng được nhắm đến động vật gây hại mục tiêu, cũng là các chi tiết chính cần có trong nhật ký sử dụng thuốc trừ sâu. Nhật ký này cần có chữ ký của nhân viên kiểm soát côn trùng và động vật gây hại (pest control) để đảm bảo tính xác thực.
Sơ đồ của các thiết bị kiểm soát côn trùng và động vật gây hại được sử dụng tại cơ sở của bạn. Mỗi thiết bị mà chuyên gia kiểm soát côn trùng và động vật gây hại sử dụng như bảng keo, đèn bắt côn trùng, bẫy cơ học, trạm mồi, bẫy pheromone, và các thiết bị khác cả trong và ngoài nhà máy phải được đưa vào bản đồ.
Nhật ký ghi nhận phát hiện động vật gây hại. Mỗi khi bạn hoặc một thành viên trong đội ngũ nhân viên của bạn nhìn thấy một loài động vật gây hại, bắt buộc phải có một báo cáo ghi nhận động vật gây hại để ghi lại khi nào và nơi mà động vật hại được phát hiện.
Báo cáo xu hướng hoạt động của động vật gây hại (pest trend). Khi bạn đã cập nhật đầy đủ các báo cáo về động vật gây hại, bạn có thể thiết lập xu hướng hoạt động côn trùng và động vật gây hại theo thời gian. Đây là cơ sở quan trọng để đánh giá hiệu quả cũng như xây dựng của chương trình quản lý động vật gây hại.
Báo cáo hành động khắc phục. Bất cứ khi nào chuyên gia (pest control) kiểm soát động vật gây hại đưa ra các khuyến nghị để cải thiện chương trình quản lý côn trùng và động vật gây hại của bạn, bạn nên làm theo hướng dẫn. Các báo cáo hành động khắc phục thể hiện chi tiết từng khuyến nghị được thực hiện bởi chuyên gia côn trùng và động vật gây hại và liệu cơ sở có tuân thủ các khuyến nghị hay không.
Ngoài ra, đánh giá viên (auditor) cũng sẽ kiểm tra các bản sao của bảo hiểm trách nhiệm chuyên môn về quản lý côn trùng và động vật gây hại, giấy phép và chứng nhận đào tạo của cá nhân thực sự thực hiện dịch vụ tại cơ sở của bạn.
Để đảm bảo thông tin luôn dược cập nhật đầy đủ, hãy tổ chức các cuộc họp hàng tháng hoặc hàng quý với chuyên gia quản lý côn trùng và động vật gây hại của bạn để xem xét và cập nhật tài liệu và chương trình quản lý côn trùng và động vật gây hại.